Datenschutz- und Cookie-Erklärung

Die folgende Datenschutz- und Cookie-Erklärung gilt für alle Websitebesuche, Transaktionen und Vereinbarungen mit Digiworxspace B.V., Mia van IJperenplein 82, 3065 JK Rotterdam.

Fassung: Oktober 2026, Version 2.

Wir respektieren die Privatsphäre unserer Websitebesucher und behandeln die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten vertraulich. Nachfolgend erläutern wir, wie wir vorgehen und welche Daten wir zu welchen Zwecken erheben.

Verwendung personenbezogener Daten

Bei der Nutzung unserer Website www.digiworxspace.nl erhalten wir bestimmte Daten von Ihnen. Dazu können personenbezogene Daten gehören. Wir speichern und verwenden ausschließlich Daten, die Sie uns im Rahmen einer angeforderten Dienstleistung direkt mitteilen, etwa über das Kontaktformular, den Worxspace-Konfigurator oder den Chatassistenten, oder bei deren Mitteilung die Verarbeitung erkennbar ist. Andere Verwendungszwecke setzen Ihre vorherige Einwilligung voraus, sofern die Verarbeitung nicht aufgrund eines Gesetzes oder Vertrags erlaubt oder erforderlich ist.

Verwendungszwecke

Um Sie bestmöglich zu unterstützen, müssen in bestimmten Fällen personenbezogene Daten gespeichert werden. Wir verwenden sie für folgende Zwecke:

• Kontaktpflege: um auf Ihre Anfrage hin Kontakt mit Ihnen aufzunehmen.
• Bestellungen über den Worxspace-Konfigurator: zur Bearbeitung Ihrer Rückrufanfrage oder Bestellung, zur Erfassung Ihres SEPA-Mandats und zur Rechnungserstellung.
• Sicherheit der Website: zum Schutz von Formularen sowie zur Verhinderung von Spam und Missbrauch, unter anderem durch Google reCAPTCHA.
• KI-Chatassistent DigiX: zur Beantwortung Ihrer Fragen über den Chatassistenten unserer Website.
• Marketing-Cookies: zur Verfolgung von Benutzersitzungen, Gewinnung von Marketinginformationen, Messung der Werbewirkung und Integration mit Google Analytics und Google Adsense.
• Statistik-Cookies: zur Analyse des Besucherverhaltens und internen Optimierung der Website.
• Notwendige Cookies: für Grundfunktionen wie Formularschutz, die Unterscheidung zwischen Menschen und Bots, die Speicherung von Cookie-Einstellungen und die korrekte Darstellung von Inhalten.
• Beschwerdebearbeitung: zur Bearbeitung von Beschwerden und Einhaltung gesetzlicher Pflichten.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich mit Ihrer Einwilligung oder auf einer anderen erforderlichen Rechtsgrundlage nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Beschreibung der personenbezogenen Daten

Für die genannten Zwecke verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

• Name;
• E-Mail-Adresse;
• Firmenname;
• Telefonnummer;
• eingetragener Firmenname, KvK-Nummer und Anschrift;
• Bestätigung Ihrer Befugnis, im Namen des Unternehmens zu handeln;
• IBAN und Name des Kontoinhabers;
• SEPA-Mandat und akzeptierte Dokumente mit Version und Zeitpunkt;
• Unternehmensdomain und gewählte Worxspace-Konfiguration;
• Inhalt der Chatnachrichten an den Chatassistenten DigiX;
• Browser- und Gerätedaten;
• Cookie-ID;
• IP-Adresse;
• Klick- und Surfverhalten.

Aufbewahrungsfristen und Rechtsgrundlagen

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nicht länger als zur Erreichung der in dieser Erklärung genannten Zwecke erforderlich. Die Aufbewahrungsfrist hängt vom Verarbeitungszweck ab. Für die einzelnen Datenkategorien gelten folgende Fristen:

Kontaktpflege

• Daten: Name, E-Mail-Adresse, Firmenname und Telefonnummer.
• Aufbewahrungsfrist: höchstens zwei Jahre nach dem letzten Kontakt.
• Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO).

Bestellungen über den Worxspace-Konfigurator

• Daten: Kontaktdaten, eingetragener Firmenname, KvK-Nummer, Anschrift, Unternehmensdomain, gewählte Konfiguration, Bestätigung der Vertretungsbefugnis, IBAN, Name des Kontoinhabers, SEPA-Mandat und akzeptierte Dokumente mit Version und Zeitpunkt sowie beim Mandat Ihre IP-Adresse und die Version des Mandatstextes.
• Aufbewahrungsfrist: höchstens zwei Jahre nach dem letzten Kontakt, wenn kein Vertrag zustande kommt; bei Vertragsschluss sieben Jahre nach dessen Ende aufgrund steuerlicher Aufbewahrungspflichten. Den Nachweis Ihres SEPA-Mandats bewahren wir mindestens 13 Monate nach der letzten Abbuchung auf.
• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO) und gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO).

KI-Chatassistent DigiX

• Daten: Inhalt der Chatnachrichten und die darin von Ihnen mitgeteilten Daten.
• Aufbewahrungsfrist: höchstens 30 Tage nach der letzten Nachricht im Gespräch; anschließend werden das Gespräch und seine Nachrichten automatisch gelöscht.
• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

Sicherheit der Website

• Daten: IP-Adresse, Browser- und Gerätedaten, Verhalten auf der Seite (Google reCAPTCHA) und eine Sitzungs-ID (Cookie csrfsessionid).
• Aufbewahrungsfrist: das Cookie csrfsessionid bis zum Ende der Browsersitzung; für Daten von Google reCAPTCHA gilt die Datenschutzerklärung von Google.
• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

Marketing-Cookies

• Daten: Benutzer-ID, IP-Adresse, Surfverhalten und Präferenzen.
• Aufbewahrungsfrist: bis zum Widerruf Ihrer Cookie-Einwilligung oder höchstens ein Jahr nach Ihrem letzten Websitebesuch.
• Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO).

Statistik-Cookies

• Daten: IP-Adresse, Surfverhalten, Sitzungsdauer und Interaktionen auf der Website.
• Aufbewahrungsfrist: höchstens zwei Jahre, abhängig von den Cookie-Einstellungen.
• Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO).

Notwendige Cookies

• Daten: Cookie-ID, gespeicherte Cookie-Einstellungen und das Sicherheits-Cookie csrfsessionid.
• Aufbewahrungsfrist: abhängig von den Cookie-Einstellungen, höchstens ein Jahr.
• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

Kontaktdaten im Zusammenhang mit Beschwerden

• Daten: Name, Kontaktdaten und Inhalt der Korrespondenz.
• Aufbewahrungsfrist: höchstens fünf Jahre nach der letzten Korrespondenz oder länger, soweit gesetzlich erforderlich.
• Rechtsgrundlage: gesetzliche Verpflichtung oder berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c und f DSGVO).

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Ihre Daten sicher gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzliche Pflicht zur längeren Aufbewahrung besteht.

Vertraulichkeit und Weitergabe an Dritte

Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich. Über die Website erhobene Daten können wir für bestimmte Zwecke unter Beachtung des geltenden Datenschutzrechts an Dritte weitergeben. Dazu gehören Dienstleister, die uns unterstützen, beispielsweise:

• Techone B.V. für Websitehosting, Verarbeitung und Versand von Formularen und E-Mails sowie IT-Verwaltung;
• Google für Google reCAPTCHA zum Schutz gegen Spam und Missbrauch und, nur mit Ihrer Einwilligung, Google Tag Manager und Google Analytics für Statistik und Marketing;
• Anthropic als Anbieter des KI-Modells hinter dem Chatassistenten DigiX. Der Inhalt Ihrer Chatnachrichten wird dafür an Anthropic übermittelt.

Wir geben Daten nur weiter, wenn dies zur Erbringung unserer Dienste erforderlich ist, Sie vorher eingewilligt haben oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Übermittlung außerhalb des EWR

Ihre Daten können außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet werden, insbesondere in den USA durch Google (reCAPTCHA, Google Public DNS, Google Tag Manager und Google Analytics), Microsoft (Domainprüfung) und Anthropic (Chatassistent DigiX). In diesen Fällen sorgen wir für geeignete Garantien wie das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln (SCC) und ergänzende Sicherheitsmaßnahmen.

Datensicherheit

Sorgfältige Sicherheitsverfahren schützen die verarbeiteten personenbezogenen Daten insbesondere vor unberechtigtem Zugriff. Nur die erforderlichen Personen erhalten Zugang. Wir treffen folgende Maßnahmen:

• HTTPS-Verbindung: alle Datenübertragungen erfolgen über eine sichere HTTPS-Verbindung.
• Verschlüsselung: personenbezogene Daten werden nach modernen Verschlüsselungsstandards gespeichert und übertragen.
• Zugriffskontrolle: nur berechtigte Mitarbeiter erhalten nach dem Erforderlichkeitsprinzip Zugang, abgesichert durch starke Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).

KI-Chatassistent DigiX

Auf unserer Website können Sie dem Chatassistenten DigiX Fragen stellen. Ihre Nachrichten werden an Anthropic übermittelt, den Anbieter des KI-Modells, das die Antworten erzeugt. Wir speichern die Nachrichten zur Fortsetzung des Gesprächs und zur Verbesserung der Antwortqualität. Teilen Sie daher keine sensiblen personenbezogenen Daten im Chat. Die Nutzung ist freiwillig; die Antworten dienen der Information und führen nicht zu automatisierten Entscheidungen.

Domainprüfung im Worxspace-Konfigurator

Wenn Sie im Konfigurator eine Unternehmensdomain eingeben, prüft Ihr Browser diese zur Empfehlung des passenden Pakets. Dafür sendet er ausschließlich die Domain direkt an rdap.org, dns.google (Google Public DNS) und login.microsoftonline.com (Microsoft). Diese Anbieter können dabei auch Ihre IP-Adresse sehen.

Google reCAPTCHA

Das Kontaktformular und der Worxspace-Konfigurator sind durch Google reCAPTCHA v3 geschützt. Google kann dabei unter anderem Ihre IP-Adresse sowie Angaben zu Browser und Seitenverhalten verarbeiten, um Menschen von Bots zu unterscheiden. Für diese Verarbeitung gelten die Datenschutzerklärung und die Nutzungsbedingungen von Google.

Cookies

Wir verwenden Cookies, damit unsere Website korrekt funktioniert und optimiert werden kann. So können wir beispielsweise Ihre Einstellungen speichern. Außerdem helfen Cookies, das Surfverhalten zu verstehen und Inhalte sowie Werbung an Interessen anzupassen.

Cookies sind kleine Informationsdateien, die beim Besuch einer Website automatisch auf Ihrem Gerät, etwa PC, Tablet oder Smartphone, gespeichert oder ausgelesen werden können. Dies geschieht über den Browser. Informationen über Ihre Nutzung der Website können auf eigene sichere Server oder Server Dritter übertragen werden.

Arten von Cookies

Wir verwenden verschiedene Cookie-Arten zur Optimierung von Funktionen, Statistik und Marketing. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der drei verwendeten Arten:

• Notwendige Cookies: notwendige Cookies ermöglichen grundlegende Funktionen wie Seitennavigation und Formularschutz. Ohne diese Cookies kann die Website nicht korrekt funktionieren.
• Statistik-Cookies: Statistik-Cookies sammeln anonyme Daten zur Nutzung der Website. Diese Informationen helfen, die Website und das Nutzungserlebnis kontinuierlich zu verbessern.
• Marketing-Cookies: Marketing-Cookies verfolgen Besucher über verschiedene Websites. Dadurch können wir Werbung anzeigen, die besser zu individuellen Interessen passt.

Eine detaillierte Übersicht der verwendeten notwendigen Cookies, Statistik- und Marketing-Cookies einschließlich Zweck, Aufbewahrungsfrist und Typ finden Sie im Cookie-Banner unserer Website.

Profiling und automatisierte Entscheidungsfindung

Wir verwenden keine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlichen oder ähnlich erheblichen Folgen. Wir analysieren jedoch das Surfverhalten mittels Marketing-Cookies und Analysewerkzeugen, um Website und Werbung zu optimieren. Dieses Profiling dient ausschließlich Marketingzwecken und hat keinen Einfluss auf Ihre Rechte oder persönliche Situation.

Cookies aktivieren und deaktivieren

Beim Websitebesuch bitten wir um Ihre Einwilligung zum Setzen von Cookies. Diese wird über einen Cookie-Banner erfasst, in dem Sie Cookies annehmen oder ablehnen können. Statistik- und Marketing-Cookies werden erst nach Ihrer Einwilligung gesetzt. Sie können:

• Alle Cookies akzeptieren: in diesem Fall werden notwendige Cookies, Statistik- und Marketing-Cookies gesetzt.
• Cookies teilweise akzeptieren: Sie können bestimmte Arten, etwa Statistik- oder Marketing-Cookies, nach Ihren Wünschen aktivieren oder deaktivieren. Zusätzlich zu den stets aktiven notwendigen Cookies werden nur die von Ihnen gewählten Cookies gesetzt.
• Keine optionalen Cookies akzeptieren: in diesem Fall werden nur notwendige Cookies gesetzt. Diese sind für die korrekte Funktion der Website erforderlich und können nicht deaktiviert werden.

Einwilligung widerrufen

Die meisten Cookies haben ein Ablaufdatum. Danach laufen sie automatisch ab und erfassen keine weiteren Daten Ihres Websitebesuchs.

Sie können Cookies auch vor Ablauf manuell löschen. Über den jederzeit erneut aufrufbaren Cookie-Banner können Sie Ihre Auswahl ändern oder Ihre Einwilligung widerrufen. Außerdem lassen sich Cookie-Einstellungen im Browser ändern, etwa in Google Chrome, Firefox oder Safari.

First-Party-Cookies werden von der besuchten Website gesetzt und speichern beispielsweise Einstellungen. Third-Party-Cookies stammen von externen Anbietern, etwa für Werbung und Tracking. Im Browser können Sie festlegen, welche Cookies angenommen oder blockiert werden.

Links zu anderen Websites Dritter

Unsere Seiten enthalten Links zu anderen Websites. Diese Datenschutz- und Cookie-Erklärung gilt nicht für verlinkte Websites Dritter. Wir können deren zuverlässigen und sicheren Umgang mit Ihren Daten nicht garantieren. Lesen Sie vor deren Nutzung die jeweilige Datenschutzerklärung.

Ihre gesetzlichen Rechte

Bei Fragen oder wenn Sie wissen möchten, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen haben, können Sie uns jederzeit kontaktieren: über das Kontaktformular oder per E-Mail an info@digiworxspace.nloder telefonisch unter 010 - 8701360 montags bis freitags zwischen 9:00 und 17:00 Uhr.

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunft über unsere personenbezogenen Daten und deren Verwendung;
• Einsicht in die konkret gespeicherten personenbezogenen Daten;
• Berichtigung von Fehlern;
• Löschung veralteter personenbezogener Daten;
• Widerruf der Einwilligung;
• Widerspruch gegen eine bestimmte Verwendung;
• Übertragung von Daten;
• Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit.

Bitte geben Sie eindeutig an, wer Sie sind, damit wir keine Daten einer anderen Person ändern oder löschen.

Änderungen dieser Datenschutz- und Cookie-Erklärung

Wir dürfen diese Erklärung ändern. Änderungen werden auf unserer Website veröffentlicht. Wir empfehlen, sie regelmäßig zu lesen, damit Sie über Änderungen informiert bleiben.

Kontaktangaben

Digiworxspace B.V.
Mia van IJperenplein 82 | 3065 JK Rotterdam | Niederlande
KvK: 42144437

niederländische Datenschutzaufsichtsbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens)

Bei Beschwerden über die Verarbeitung Ihrer Daten helfen wir Ihnen gerne. Nach dem Datenschutzrecht können Sie sich über unsere Verarbeitung bei der niederländischen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Wenden Sie sich hierzu an die niederländische Datenschutzaufsichtsbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens).